Da bei Spirit Link vermehrt Sharepoint-Projekte auftreten, habe ich mich vor einigen Wochen mal auf die Suche nach Blogs und Podcasts zu dem Thema gemacht. Einen guten Podcast zum Thema bietet Michael Greth, ein Microsoft Most Valuable Professional.

In den Folgen 66, 67 und 68 hat er einen sehr interessanten Vortrag von Judith Schütz, einer Schweizer Unternehmensberaterin, online gestellt. Sie betrachtet Sharepoint nicht in erster Linie als IT-Thema sondern stellt vielmehr die damit verbundenen organisatorischen Herausforderungen in den Vordergrund.

Auf den Punkt gebracht lautet Ihre Aussage, dass eine Sharepoint-Einführung nur zu 20% etwas mit IT zu tun hat. 80% des Aufwands gelten der Organisationsentwicklung bzw. dem Change Management, denn „Wenn das Potenzial von Sharepoint realisiert werden soll, muss man sich fragen was heißt das für die Organisation, für die Art und Weise wie wir zusammenarbeiten und wie wir führen im Unternehmen?“

Die Tatsache, dass man niemals das Potential von Sharepoint (oder irgendeiner anderen Software) realisieren kann, wenn man den Leuten nicht erklärt, wie sie in ihrer Organisation mit dem neuen Tool arbeiten sollen, liegt meiner Meinung nach auf der Hand. Beispiel Collaboration: Wenn die Leute die Collaboration-Philosophie von Sharepoint nicht intus haben, werden sie sich weiter Dateien gegenseitig per Mail zuschicken, anstatt sie in einem Sharepoint-Workspace gemeinsam zu bearbeiten.

Dieser Eingewöhnungsprozess betrifft alle Ebenen des Unternehmens bis hin zum persönlichen Desktop des Mitarbeiters. Ja, dem Desktop: Die Mitarbeiter müssen die gesamte Bedienung von Outlook, Word, Excel, Powerpoint & Co. nach der Einführung von Sharepoint überdenken, da sich das System auch dort einklinkt. Bislang ließ man den Desktop der User weitgehend unangetastet.

Kurz gefasst, gilt es

• die User im Umgang mit der neuen Software umfassend zu schulen. Es reicht nicht aus, lediglich die neuen Funktionen vorzustellen. Die ganze Arbeitsweise des Mitarbeiters muss überdacht und neu trainiert werden (mögliche Themen: “Richtige Nutzung eines Online-Meeting-Spaces”, „Online Entwicklung eines Dokuments im Team“, “Führung virtueller Teams”)
• frühzeitig Spielwiesen bereit zustellen. Bestimmte Bereiche des Unternehmens eignen sich besonders für Pilotprojekte - damit sollte man starten; Die User und auch die Implementierer sammeln so schrittweise Erfahrung und dienen als Multiplikatoren. Wichtig ist, dass Coaching stattfindet und die Erfahrungen aus den Pilotprojekten zurück ans Entwicklungsteam fließen.
• die Gesamtorganisation - wenn nötig - anzupassen. Oftmals müssen Workflows der Organisation angepasst werden, wenn sich neue technische Möglichkeiten ergeben. Dies kann schwierig sein, wenn das Commitment der GF nicht vorhanden ist. (Und zudem wird dieser Punkt meistens in Budgets vergessen.)

Fazit: Sharepoint kann zwar vieles, ist aber sicher kein Selbstläufer.